Algemene Voorwaarden Terbeschikkingstelling Vergaderruimtes "Guimard-Square" - Versie 2026

Artikel 1. Identificatie en Definities

1.1. Verhuurder: De naamloze vennootschap Immo Guimard 7 N.V., met maatschappelijke zetel te Guimardstraat 1, 1040 Brussel, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder het nummer 0810.881.594 (Btw BE 0810.881.594), RPR Brussel. "Guimard-Square" is de commerciële benaming van het vergadercomplex en maakt onlosmakelijk deel uit van deze vennootschap. De vennootschap wordt wettelijk vertegenwoordigd door haar gedelegeerd bestuurder, de heer Alexis Wautot.

1.2. Huurder: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met de Verhuurder voor het gebruik van één of meerdere vergaderruimtes.

1.3. Overeenkomst: Elke afspraak inzake het tijdelijk gebruik van vergaderruimtes en de afname van aanverwante diensten. Partijen erkennen uitdrukkelijk dat deze overeenkomst een dienstencontract (terbeschikkingstelling van uitgeruste zalen) uitmaakt en geenszins onder de toepassing valt van de dwingende Belgische Handelshuurwet of Woninghuurwet.

Artikel 2. Toepassingsgebied

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, reserveringen en overeenkomsten met betrekking tot de diensten en vergaderruimtes van Guimard-Square.

2.2. Afwijkingen op deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze voorafgaand, uitdrukkelijk en schriftelijk door de Verhuurder zijn aanvaard.

Artikel 3. Huurperiodes en Uren

3.1. De Huurder verkrijgt uitsluitend het recht om de vergaderruimte te gebruiken gedurende de overeengekomen huurperiode. De zalen worden verhuurd per halve of volledige dag volgens de volgende vaste tijdsblokken:

• Voormiddag: van 08:00 uur tot 12:30 uur
• Namiddag: van 13:00 uur tot 17:00 uur
• Volledige dag: van 08:00 uur tot 17:00 uur

3.2. Avond- en weekendgebruik: Gebruik in de avonduren (na 17:00 uur) is uitsluitend mogelijk na voorafgaand onderling overleg. Voor activiteiten in het weekend wordt steeds vooraf een specifieke offerte opgemaakt. Voor zowel avond- als weekendreserveringen worden extra toeslagen aangerekend ter dekking van personeels-, veiligheids- en energiekosten.

3.3. Overschrijding: De Huurder is gehouden de zaal tijdig te verlaten. Bij overschrijding van de overeengekomen eindtijd is de Huurder van rechtswege een extra vergoeding verschuldigd van € 50,00 (excl. btw) per aangevat uur.

Artikel 4. Huisregels en Gebruik van de Ruimtes

4.1. De vergaderlocatie mag uitsluitend worden gebruikt voor de activiteiten die de Huurder bij reservatie heeft opgegeven.

4.2. Het is de Huurder uitdrukkelijk verboden om zijn recht op (mede)gebruik over te dragen of de ruimte onder te verhuren aan derden, tenzij met voorafgaand schriftelijk akkoord van de Verhuurder.

4.3. De Huurder, of een door hem aangeduide verantwoordelijke, dient gedurende het volledige gebruik van de vergaderruimte fysiek in het pand aanwezig te zijn en draagt de eindverantwoordelijkheid.

4.4. De Huurder draagt de verantwoordelijkheid voor het voorkomen van enige vorm van overlast. De Huurder garandeert dat zijn genodigden het pand op een rustige en ongestoorde wijze betreden en verlaten.

4.5. Bij vaststelling van overlast, verstoring van de openbare orde, of indien personen de veiligheid in gevaar brengen, heeft de Verhuurder het recht om de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen en de betrokkenen uit het pand te (laten) verwijderen, zonder dat de Huurder aanspraak kan maken op enige schadevergoeding of terugbetaling van reeds betaalde of nog verschuldigde huurgelden.

4.6. Het volledige gebouw, met inbegrip van alle vergaderruimtes, is strikt rookvrij.

Artikel 5. Inrichting, Staat en Oplevering

5.1. De vergaderzaal wordt bij aanvang van de huurperiode ter beschikking gesteld in een standaardopstelling.

5.2. De Huurder dient de ruimte aan het einde van de huurperiode netjes en in exact dezelfde staat en standaardopstelling achter te laten.

5.3. Indien de Huurder nalaat de zaal in de oorspronkelijke opstelling terug te plaatsen, zal de Verhuurder deze werkzaamheden zelf (laten) uitvoeren. Hiervoor zal een kost van € 60,00 (excl. btw) per uur worden doorgerekend aan de Huurder.

Artikel 6. Catering en Maaltijden

6.1. Het nuttigen van maaltijden in de vergaderruimtes zelf is niet toegestaan, tenzij dit uitdrukkelijk en vooraf is overeengekomen. Eventuele extra schoonmaakkosten ten gevolge van het nuttigen van maaltijden in de vergaderzaal worden aan de Huurder doorgerekend.

6.2. Het is ten strengste verboden om eigen dranken, voeding of externe cateringdiensten (van derde partijen) in de vergaderzalen te brengen, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Verhuurder.

6.3. Guimard-Square beschikt over eigen professionele cateringdiensten. Voor alle aanvragen ter ondersteuning van uw evenement kunt u terecht via e-mail: catering@snack-guimard.be.

6.4. Break Room: In het complex is een ‘Break Room’ voorzien met een capaciteit van circa 30 personen. Deze ruimte wordt gratis ter beschikking gesteld aan onze klanten indien zij tijdens hun evenement een pauze willen inlassen of een lichte lunch wensen te nuttigen.

Artikel 7. Annuleringsvoorwaarden

7.1. Elke annulering door de Huurder dient schriftelijk (per e-mail) te gebeuren tijdens de reguliere kantooruren. De datum en het tijdstip van ontvangst door de Verhuurder zijn bepalend voor de berekening van de annuleringskosten.

7.2. Bij annulering van een overeengekomen reservering gelden de volgende annuleringskosten:

• Tot 15 kalenderdagen voor aanvang van de reservering: kosteloze annulering van de zaalhuur (uitgezonderd eventuele catering, zie art. 7.3).
• Tussen 14 en 7 kalenderdagen voor aanvang van de reservering: 50% van het overeengekomen totale huurbedrag wordt doorgerekend.
• Minder dan 7 kalenderdagen en tot 24 uur voor aanvang van de reservering: 75% van het overeengekomen totale huurbedrag wordt doorgerekend.
• Minder dan 24 uur voor aanvang van de reservering (of bij no-show): 100% van het overeengekomen totale huurbedrag wordt doorgerekend.

7.3. Arrangementen: Indien er sprake is van een arrangement (bijvoorbeeld zaalhuur in combinatie met lunch of bestelde catering), kunnen de reeds gemaakte kosten of onherroepelijke bestellingen voor deze catering onverminderd en integraal worden doorgerekend aan de Huurder.

Artikel 8. Prijzen, Facturatie en Betaling

8.1. Informatie omtrent de actuele huurprijzen, inbegrepen faciliteiten en toeslagen is te raadplegen op de website: www.guimard-square.be.

8.2. Wij maken geen offertes voorafgaand aan uw evenement (met uitzondering van weekendverhuur of specifiek maatwerk). De reservering gebeurt tegen de vigerende tarieven zoals vermeld op de website.

8.3. De betaling geschiedt achteraf. Na afloop van de verhuur wordt door de Verhuurder een factuur verstuurd naar de Huurder. Alle kosten met betrekking tot de zaalhuur, dranken en catering worden afgerekend binnen de 30 dagen na de datum van uw evenement.

8.4. Facturen dienen door de Huurder volledig te worden voldaan binnen de 30 kalenderdagen na de factuurdatum.

8.5. Laattijdige betaling: Indien de professionele Huurder (B2B) nalaat de factuur op de vervaldatum te betalen, is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Bovendien wordt het openstaande factuurbedrag van rechtswege verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 10%, met een minimum van € 40,00, ter dekking van de buitengerechtelijke invorderings- en administratiekosten. Voor consumenten (B2C) gelden de wettelijke dwingende bepalingen ter zake uit Boek XIX WER.

Artikel 9. Aansprakelijkheid

9.1. Het verblijf in en het gebruik van de vergaderruimtes geschiedt volledig op eigen risico van de Huurder.

9.2. De Huurder is hoofdelijk aansprakelijk voor alle schade en/of (buitengewone) vervuiling toegebracht aan de vergaderlocatie, het gebouw, het meubilair en de vloerbekleding, veroorzaakt door de Huurder zelf of door derden/gasten die door de Huurder toegang hebben gekregen tot de vergaderlocatie.

9.3. De Huurder is tevens aansprakelijk voor schade toegebracht door ontvreemding of diefstal van de inventaris van de vergaderruimte of de Break Room gedurende de huurperiode.

9.4. De Verhuurder kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen, materialen, kleding of apparatuur van de Huurder of diens genodigden in of rond de gebouwen.

Artikel 10. Overmacht

10.1. Indien de Verhuurder door overmacht (waaronder, maar niet beperkt tot: brand, waterschade, stroompannes, natuurrampen, stakingen of dwingende overheidsmaatregelen) niet in staat is zijn verplichtingen na te komen, heeft hij het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of kosteloos te annuleren. De Huurder heeft in dergelijk geval geen recht op enige vorm van schadevergoeding.

Artikel 11. Toepasselijk Recht en Bevoegde Rechtbank

11.1. Op de overeenkomst en deze algemene voorwaarden is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.

11.2. Elk geschil met betrekking tot de totstandkoming, de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van deze overeenkomst, behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.