Conditions Générales de Mise à Disposition des Salles de Réunion « Guimard-Square » - Version 2026

Article 1. Identification et Définitions

1.1. Bailleur : La société anonyme Immo Guimard 7 S.A., ayant son siège social à la rue Guimard 1, 1040 Bruxelles, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) sous le numéro 0810.881.594 (TVA BE 0810.881.594), RPM Bruxelles. « Guimard-Square » est la dénomination commerciale du complexe de salles de réunion et fait partie intégrante de cette société. La société est légalement représentée par son administrateur délégué, M. Alexis Wautot.

1.2. Preneur : La personne physique ou morale qui conclut un contrat avec le Bailleur pour l’utilisation d’une ou plusieurs salles de réunion.

1.3. Contrat : Tout accord concernant l’utilisation temporaire de salles de réunion et la fourniture de services associés. Les parties reconnaissent expressément que ce contrat constitue un contrat de services (mise à disposition de salles équipées) et ne tombe en aucun cas sous l’application de la loi belge impérative sur la location commerciale ou la location d’habitation.

Article 2. Champ d’application

2.1. Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les demandes, réservations et contrats relatifs aux services et salles de réunion de Guimard-Square.

2.2. Toute dérogation à ces conditions n’est valable que si elle a été acceptée préalablement, expressément et par écrit par le Bailleur.

Article 3. Périodes et Horaires de Location

3.1. Le Preneur acquiert uniquement le droit d’utiliser la salle de réunion pendant la période de location convenue. Les salles sont louées par demi-journée ou journée complète selon les plages horaires suivantes :

• Matin : de 8h00 à 12h30
• Après-midi : de 13h00 à 17h00
• Journée complète : de 8h00 à 17h00

3.2. Soir et week-end : L’utilisation en soirée (après 17h00) n’est possible qu’après accord préalable entre les parties. Pour toute activité en week-end, une offre spécifique sera systématiquement établie à l’avance. Pour les réservations en soirée ou le week-end, des suppléments seront facturés pour couvrir les frais de personnel, de sécurité et d’énergie.

3.3. Dépassement d’horaire : Le Preneur doit quitter la salle à temps. Tout dépassement de l’horaire convenu entraîne de plein droit une facturation supplémentaire de 50 € (HTVA) par heure entamée.

Article 4. Règlement d’Ordre Intérieur et Utilisation des Espaces

4.1. Le lieu de réunion ne peut être utilisé que pour les activités indiquées par le Preneur lors de la réservation.

4.2. Il est expressément interdit au Preneur de céder son droit d’utilisation (ou de co-utilisation) ou de sous-louer la salle à des tiers, sauf accord préalable écrit du Bailleur.

4.3. Le Preneur, ou une personne responsable désignée par lui, doit être physiquement présent dans les locaux pendant toute la durée d’utilisation de la salle et en assume la responsabilité finale.

4.4. Le Preneur est responsable d’éviter toute nuisance. Il garantit que ses invités accèdent et quittent le bâtiment calmement et sans causer de trouble.

4.5. En cas de nuisance, de trouble à l’ordre public ou si des personnes mettent la sécurité en danger, le Bailleur se réserve le droit de mettre fin au contrat avec effet immédiat et de faire évacuer les personnes concernées, sans que le Preneur puisse prétendre à une quelconque indemnité ou remboursement des sommes déjà versées ou encore dues au titre de la location.

4.6. L’ensemble du bâtiment, y compris toutes les salles de réunion, est strictement non-fumeur.

Article 5. Aménagement, État et Restitution

5.1. La salle de réunion est mise à disposition au début de la période de location dans une disposition standard.

5.2. Le Preneur doit laisser la salle propre et dans le même état et la même disposition standard à la fin de la période de location.

5.3. Si le Preneur ne remet pas la salle dans la disposition d’origine, le Bailleur se chargera de cette remise en place ou la fera effectuer. Ce service sera facturé au Preneur à raison de 60 € (HTVA) par heure.

Article 6. Catering et Repas

6.1. Il n’est pas permis de consommer des repas dans les salles de réunion, sauf accord exprès et préalable. Tous frais de nettoyage supplémentaires consécutifs à la prise de repas dans la salle seront facturés au Preneur.

6.2. Il est strictement interdit d’apporter ses propres boissons, aliments ou services de traiteur externes (de tiers) dans les salles de réunion, sauf autorisation écrite expresse du Bailleur.

6.3. Guimard-Square dispose de services de restauration professionnels propres. Pour toute demande relative à la restauration de votre évènement, veuillez contacter : catering@snack-guimard.be.

6.4. Break Room : Le complexe dispose d’une « Break Room » d’une capacité d’environ 30 personnes. Cet espace est mis gratuitement à disposition de nos clients s’ils souhaitent faire une pause ou prendre un déjeuner léger pendant leur événement.

Article 7. Conditions d’Annulation

7.1. Toute annulation par le Preneur doit se faire par écrit (par e-mail) pendant les heures de bureau. La date et l’heure de réception par le Bailleur déterminent le calcul des frais d’annulation.

7.2. En cas d’annulation d’une réservation convenue, les frais suivants s’appliquent :

• Jusqu’à 15 jours calendaires avant le début de la réservation : annulation gratuite de la location de la salle (hors restauration éventuelle, voir art. 7.3).
• Entre 14 et 7 jours calendaires avant le début de la réservation : 50 % du montant total convenu de la location sera facturé.
• Moins de 7 jours calendaires et jusqu’à 24 h avant le début de la réservation : 75 % du montant total convenu de la location sera facturé.
• Moins de 24 heures avant le début de la réservation (ou en cas de no-show) : 100 % du montant total convenu de la location sera facturé.

7.3. Formules : En cas de formule (par exemple, location de salle avec déjeuner ou catering commandé), les frais déjà engagés ou les commandes de restauration irrévocables peuvent être facturés intégralement au Preneur.

Article 8. Prix, Facturation et Paiement

8.1. Les informations concernant les tarifs actuels, les facilités incluses et les suppléments sont disponibles sur le site web : www.guimard-square.be.

8.2. Nous n’établissons pas de devis avant votre événement (sauf location le week-end ou demande sur mesure). La réservation se fait aux tarifs en vigueur tels que mentionnés sur le site.

8.3. Le paiement s’effectue après l’événement. Après la location, le Bailleur enverra une facture au Preneur. Tous les frais relatifs à la location de la salle, aux boissons et à la restauration sont à régler endéans les 30 jours après la date de votre événement.

8.4. Les factures doivent être payées intégralement par le Preneur dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la date de facture.

8.5. Paiement tardif : Si le Preneur professionnel (B2B) ne paie pas la facture à l’échéance, des intérêts de retard seront dus de plein droit et sans mise en demeure préalable, conformément à la Loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. En outre, le montant de la facture sera majoré de plein droit d’une indemnité forfaitaire de 10 % (minimum 40 €) pour couvrir les frais de recouvrement et d’administration extrajudiciaires. Pour les consommateurs (B2C), les dispositions légales impératives en la matière du Livre XIX CDE s’appliquent.

Article 9. Responsabilité

9.1. La présence et l’utilisation des salles de réunion se font entièrement aux risques du Preneur.

9.2. Le Preneur est solidairement responsable de tous dommages et/ou salissures (exceptionnelles) causés au lieu de réunion, au bâtiment, au mobilier et au revêtement de sol, par lui-même ou par des tiers/invités auxquels il a donné accès au lieu de réunion.

9.3. Le Preneur est également responsable des dommages causés par le vol ou la disparition du mobilier de la salle de réunion ou de la Break Room pendant la période de location.

9.4. Le Bailleur ne pourra en aucun cas être tenu responsable du vol, de la perte ou de la détérioration des effets personnels, matériels, vêtements ou équipements du Preneur ou de ses invités dans ou autour des bâtiments.

Article 10. Force Majeure

10.1. Si le Bailleur se trouve dans l’impossibilité de remplir ses obligations en raison d’un cas de force majeure (y compris, mais sans s’y limiter : incendie, dégâts des eaux, coupures de courant, catastrophes naturelles, grèves ou mesures gouvernementales impératives), il a le droit de suspendre l’exécution du contrat ou de l’annuler sans frais. Dans ce cas, le Preneur ne pourra prétendre à aucune indemnisation.

Article 11. Droit Applicable et Tribunal Compétent

11.1. Seul le droit belge est applicable au contrat et aux présentes conditions générales.

11.2. Tout litige relatif à la formation, la validité, l’interprétation ou l’exécution du présent contrat relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.